Das Zeitmanagement in der Seminarverwaltung - Die 5 größten Probleme und wie du sie lösen kannst

Das Zeitmanagement in der Seminarverwaltung

Die 5 größten Probleme und wie du sie lösen kannst

Die Organisation von Seminaren ist von essenzieller Bedeutung, sowohl für die berufliche als auch persönliche Weiterentwicklung. Sobald man jedoch selbst Seminare anbietet, wird einem schnell bewusst, dass einige Hürden auftreten können.

Egal ob selbstständig oder als Unternehmen: Der Aufwand für die Seminarverwaltung kann enorm ausfallen. In dieser Artikelserie beleuchten wir jeweils eine der 5 Herausforderungen in der Seminarverwaltung und zeigen dir Lösungsansätze auf, um die Organisation deiner Seminare zu erleichtern.

 

Fehlende Zeit ist ein großes Problem in der Seminarverwaltung

Ein Event zu planen, kann sehr zeitintensiv sein. Dabei muss man sich mit vielen Fragen und Themen auseinandersetzen. Dazu gehört unter anderem:

  • Organisation: Bei der Organisation stehen einem viele Fragen gegenüber. Man muss beispielsweise einen passenden Veranstaltungsort finden, das Seminar bewerben oder Dozenten finden, die das Event durchführen können. Zudem erfordert die Seminarverwaltung eine hohe Flexibilität, da immer unvorhergesehene Ereignisse auftreten können.
  • Manuelle Datenerfassung: Das manuelle Eingeben von Daten in ein System ist nicht nur mühsam, sondern auch ineffizient. Besonders bei vielen Teilnehmern oder wiederkehrenden Seminaren ist es wichtig, eine automatisierte Lösung zu finden, um Zeit zu sparen.
  • Verwaltung: Verwaltungsaufgaben wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen sind unnötig zeitaufwendig und rauben kostbare Zeit, die an anderer Stelle besser genutzt werden könnte. Durch Automatisierung kann dieser Aufwand reduziert werden.
  • Die Suche nach digitalen Tools: Die Suche nach geeigneten digitalen Tools für die Seminarverwaltung kann herausfordernd sein, da es eine Vielzahl von Anwendungen gibt und man den Überblick nicht behalten kann. Oft benötigt man außerdem für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Tools.

Aber welche Möglichkeiten hast du nun, damit du mit den oben genannten Dingen Zeitsparen kannst? Eine Lösung ist das Management-Tool von LANcloud!

Mit der webbasierten Anwendung von LANcloud sparst du Unmengen an Zeit, denn sie unterstützt dich von Der Planung bis zur Abrechnung. Die Verwaltung, das Erstellen einer Website und das manuelle Erfassen von Daten wird für dich vollautomatisiert erledigt.

Ebenfalls hast du wichtige Komponenten wie ein Buchungssystem, Teilnehmerdaten oder auch ein Shopsystem in einem Bereich. Damit ist die lästige Suche nach passender Software vorbei. Das macht deine Organisation nicht nur super einfach und zeitsparend, du hast damit auch deutlich mehr Zeit dich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

 

Ein Mangel an Flexibilität

Jeder der schon mal eine Veranstaltung geplant hat weiß – Flexibilität ist das A und O. Es können immer wieder unerwartete Dinge passieren, die zu Problemen führen. Das kann z.B ein plötzlicher Ausfall eines Seminarleiters sein, man muss einen neuen Seminarort finden oder ein Teilnehmer storniert seine Buchung.

Solche Dinge sind zwar ärgerlich, es ist aber noch ärgerlicher, wenn man nicht flexibel genug ist, um auf diese Schwierigkeiten zu reagieren. Wenn beispielsweise die Teilnehmer nicht rechtzeitig informiert werden, dass ein Seminar ausfällt, dann sinkt möglicherweise das Vertrauen der Teilnehmenden. Immerhin möchte man als Seminaranbieter nicht nur qualitativ hochwertige Seminare anbieten, sondern man hat auch den Anspruch jederzeit den bestmöglichen Service anzubieten.

Deshalb wäre es wichtig, bei der Seminarverwaltung flexibel und dynamisch zu sein, damit du jederzeit vorbereitet bist, falls sich mal etwas bei deiner Seminarplanung ändern sollte.

 

Fehlende Datensicherheit

In der heutigen Zeit werden Unternehmen leider immer wieder Opfer von Cyberkriminalität, worunter nicht nur die Firma selbst leidet, sondern besonders die Kunden. Selbstverständlich werden die Methoden und Vorgehensweisen immer ausgeklügelter, weswegen man selbst mit den neusten Sicherheitsstandards nicht immer absolut geschützt ist.

Allerdings sollte man gerade bei vertraulichen und personenbezogenen Daten, wie bei Seminarteilnehmern, darauf achten ihre Daten entsprechend zu schützen. Denn oft entstehen Datenleaks dadurch, dass Firmen zu nachlässig sind mit der Sicherheit ihrer Daten.

Besonders dann, wenn man sich wenig mit der Materie auskennt, kann das zu schwerwiegenden Problemen führen. Aus diesem Grund benötigt man eine Plattform, die es möglich macht, die Seminare an einem Ort zu verwalten und gleichzeitig die Daten so abzusichern, dass es Angreifern schwer gemacht wird, da dranzukommen. Das erspart dir als Anbieter von Seminaren nicht nur Zeit, sondern auch viel Stress.

 

Ein Überfluss an digitalen Tools

Mit der zunehmenden Digitalisierung entstehen auch immer mehr Tools, die dich bei deiner Arbeit unterstützen sollen. Egal ob Software für online Konferenzen, Terminkalender oder Buchungssysteme, es gibt unzählige Anwendungen und der Markt füllt sich kontinuierlich.

Grundsätzlich ist das ein positiver Aspekt, denn so hat man viele Möglichkeiten, wie man ein Seminar planen und verwalten kann. Allerdings ist das auch gleichzeitig ein Problem, denn wie soll man bei einem so großen Angebot durchblicken?

Besonders wenn man wenig Zeit hat, möchte man als Seminarveranstalter weder hohe Kosten noch viel Zeit aufwenden, um die passenden digitalen Tools zu suchen. Oft benötigt man auch mehrere Plattformen, die sich um verschiedene Aspekte deiner Verwaltung und Planung kümmern, obwohl es effizienter und praktischer wäre alles an einem einzigen Ort organisieren zu können.

 

Aufwendige manuelle Verwaltung

Seminare zu verwalten kann ganz schön aufwendig und zeitintensiv werden, gerade dann, wenn du alles manuell verwalten musst. Allein das Aufsetzen einer Website mit einem Shopsystem, kann zu einer echten Mammut-Aufgabe werden. Auch das Versenden von Dokumenten, wie Teilnahmezertifikate, oder das Erstellen von Rechnungen sind oft aufwendig und fressen einen großen Teil deiner Zeit.

Ebenfalls ist die manuelle Erfassung von Teilnehmerinformationen oder Anmeldungen nicht nur arbeitsintensiv, es können hierbei auch immer wieder Fehler entstehen oder es gehen Informationen verloren. Deswegen wäre es wichtig, dass du eine Plattform hättest, die deine Seminarverwaltung automatisiert.

Hast du zum Beispiel ein Seminar, dass du immer wieder anbietest? Hierbei kann dir Automatisierung helfen, denn dann müsstest du nicht alle Informationen zum Seminar immer wieder selbst neu eintragen.